W skrócie: Pracodawca wydaje świadectwo pracy w dniu, w którym ustaje stosunek pracy (art. 97 § 1 KP). Jeśli z przyczyn obiektywnych nie jest to możliwe, ma 7 kolejnych dni na wysłanie go pocztą lub doręczenie w inny sposób. Pracownik może w ciągu 14 dni wnioskować o sprostowanie, pracodawca odpowiada w 7 dni, a po odmowie pracownik ma 14 dni na pozew do sądu pracy. Za niewydanie świadectwa w terminie grozi grzywna od 2000 do 60 000 zł (art. 282 § 1 pkt 3 KP). Stan prawny: 25 października 2026.
Świadectwo pracy musisz wydać pracownikowi w ostatnim dniu jego zatrudnienia – nie „w ciągu 7 dni”, jak wciąż często się powtarza. Siedmiodniowy termin dotyczy tylko sytuacji, gdy wydanie świadectwa w dniu rozwiązania umowy jest obiektywnie niemożliwe. Poniżej wyjaśniamy terminy z art. 97 Kodeksu pracy, treść świadectwa, procedurę sprostowania i konsekwencje spóźnienia.
Kiedy wydać świadectwo pracy
Świadectwo pracy wydajesz w dniu, w którym następuje ustanie stosunku pracy, jeżeli nie zamierzasz zatrudnić tej osoby ponownie w ciągu 7 dni (art. 97 § 1 KP). Obowiązek powstaje przy każdym sposobie zakończenia pracy: wypowiedzeniu, porozumieniu stron, upływie czasu umowy na czas określony, rozwiązaniu bez wypowiedzenia i wygaśnięciu umowy.
Jeżeli z przyczyn obiektywnych nie możesz wręczyć świadectwa pracownikowi ani osobie przez niego upoważnionej (np. pracownik jest na zwolnieniu lekarskim i nie przychodzi do firmy), w ciągu 7 dni od upływu tego terminu wysyłasz je za pośrednictwem operatora pocztowego albo doręczasz w inny sposób. Upoważnienie do odbioru pracownik może dostarczyć w postaci papierowej lub elektronicznej (§ 3 rozporządzenia w sprawie świadectwa pracy).
Wydania świadectwa nie wolno uzależniać od wcześniejszego rozliczenia się pracownika z pracodawcą, np. zwrotu laptopa czy telefonu (art. 97 § 1³ KP). Takie sprawy rozliczasz osobno.
| Sytuacja | Termin | Przepis |
|---|---|---|
| Zakończenie zatrudnienia bez ponownego zatrudnienia w ciągu 7 dni | w dniu ustania stosunku pracy | art. 97 § 1 KP |
| Wydanie w tym dniu obiektywnie niemożliwe | wysyłka lub doręczenie w ciągu kolejnych 7 dni | art. 97 § 1 KP |
| Kolejna umowa z tym samym pracodawcą w ciągu 7 dni | tylko na wniosek pracownika, w ciągu 7 dni od wniosku | art. 97 § 1¹–1² KP |
| Wniosek pracownika o sprostowanie | 14 dni od otrzymania świadectwa | art. 97 § 2¹ KP |
| Odpowiedź pracodawcy na wniosek o sprostowanie | 7 dni od otrzymania wniosku | § 7 ust. 1 rozporządzenia |
| Pozew o sprostowanie po odmowie | 14 dni od zawiadomienia o odmowie | art. 97 § 2¹ KP |
| Nowe świadectwo po wyroku sądu | 7 dni od uprawomocnienia się orzeczenia | § 7 ust. 2 rozporządzenia |
| Pozew o wydanie świadectwa | do upływu przedawnienia (3 lata) | art. 97¹ i 291 § 1 KP |
Kolejna umowa z tym samym pracownikiem
Jeśli w ciągu 7 dni od zakończenia umowy zatrudniasz tę samą osobę ponownie, świadectwo wydajesz tylko na jej wniosek (art. 97 § 1¹ KP). Typowy przykład to umowa na okres próbny, po której od razu zawierasz umowę na czas określony. Pracownik może złożyć wniosek w postaci papierowej lub elektronicznej w każdym czasie – o świadectwo za poprzedni okres albo za wszystkie okresy, za które go jeszcze nie dostał. Masz wtedy 7 dni od złożenia wniosku.
Gdy pracownik w końcu odchodzi, świadectwo obejmuje wszystkie okresy zatrudnienia, za które go wcześniej nie wydano. Jedno świadectwo może więc dotyczyć np. okresu próbnego, dwóch umów na czas określony i umowy na czas nieokreślony. Zasady następujących po sobie umów opisujemy w artykule o umowie o pracę na czas określony.
Co musi zawierać świadectwo pracy
Świadectwo pracy zawiera informacje potrzebne do ustalenia uprawnień pracowniczych i uprawnień z ubezpieczeń społecznych. Szczegółową listę podaje § 2 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 30 grudnia 2016 r. w sprawie świadectwa pracy (Dz.U. 2024 poz. 1016 t.j.), który zawiera też pomocniczy wzór. Najważniejsze elementy to:
- okres lub okresy zatrudnienia i wymiar czasu pracy,
- rodzaj wykonywanej pracy, zajmowane stanowiska lub pełnione funkcje,
- tryb i podstawa prawna rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, a przy wypowiedzeniu – która strona go dokonała,
- okres, za który przysługuje odszkodowanie za skrócenie okresu wypowiedzenia (art. 36¹ § 1 KP),
- urlop wypoczynkowy przysługujący i wykorzystany w roku ustania zatrudnienia, a także urlop bezpłatny, ojcowski, rodzicielski, wychowawczy i opiekuńczy,
- zwolnienie od pracy z powodu siły wyższej (art. 148¹ KP) i zwolnienie na opiekę nad dzieckiem (art. 188 KP) wykorzystane w danym roku,
- liczbę dni pracy zdalnej okazjonalnej w roku ustania zatrudnienia,
- liczbę dni, za które pracownik otrzymał wynagrodzenie chorobowe (art. 92 KP) w danym roku,
- okresy nieskładkowe, pracę w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, służbę wojskową,
- wzmiankę o zajęciu wynagrodzenia w postępowaniu egzekucyjnym,
- pouczenie o prawie do sprostowania świadectwa.
Informację o wysokości i składnikach wynagrodzenia oraz o uzyskanych kwalifikacjach zamieszczasz tylko na żądanie pracownika (art. 97 § 2 KP). Świadectwo nie zawiera oceny pracy ani przyczyny wypowiedzenia – to inny dokument niż opinia lub referencje.
Forma świadectwa pracy
Świadectwo pracy najczęściej wydaje się w postaci papierowej, podpisane przez pracodawcę lub osobę upoważnioną. Rozporządzenie zawiera pomocniczy wzór – nie musisz go kopiować, ale świadectwo musi zawierać wszystkie wymagane informacje. Przepisy o dokumentacji pracowniczej pozwalają prowadzić akta osobowe elektronicznie. Jeżeli chcesz wydać świadectwo w postaci elektronicznej, w praktyce przyjmuje się, że powinno być opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym i doręczone tak, aby pracownik mógł je zapisać i wydrukować, a Ty mógł udowodnić doręczenie. Kopię świadectwa przechowujesz w części D akt osobowych.
Sprostowanie świadectwa pracy
Pracownik, który znalazł błąd w świadectwie, ma 14 dni od jego otrzymania na wniosek do pracodawcy o sprostowanie (art. 97 § 2¹ KP). Przepisy nie wymagają szczególnej formy wniosku – wystarczy pismo lub e-mail z opisem błędu.
Pracodawca rozpatruje wniosek w ciągu 7 dni od jego otrzymania (§ 7 ust. 1 rozporządzenia):
- uwzględnia go – wydaje w tym terminie nowe świadectwo, a poprzednie usuwa z akt osobowych i niszczy,
- odmawia – zawiadamia pracownika o odmowie w postaci papierowej lub elektronicznej.
Po odmowie pracownik ma 14 dni od zawiadomienia na pozew do sądu pracy. Jeżeli pracodawca w ogóle nie odpowie, pracownik również może od razu wnieść sprawę do sądu. Gdy sąd przyzna mu rację, pracodawca wydaje nowe świadectwo w ciągu 7 dni od uprawomocnienia się wyroku. Jeśli sąd uzna, że dyscyplinarne zwolnienie było niezgodne z przepisami, w świadectwie trzeba wpisać, że umowę rozwiązał pracodawca za wypowiedzeniem (art. 97 § 3 KP).
Co grozi za niewydanie świadectwa pracy
Pracodawcy, który nie wydaje świadectwa w terminie, grożą dwie konsekwencje: grzywna i odszkodowanie dla pracownika.
Grzywna od 2000 do 60 000 zł
Niewydanie świadectwa w terminie to wykroczenie przeciwko prawom pracownika (art. 282 § 1 pkt 3 KP). Od 8 lipca 2026 r., po reformie Państwowej Inspekcji Pracy (Dz.U. 2026 poz. 473), grozi za nie grzywna od 2000 zł do 60 000 zł (wcześniej od 1000 do 30 000 zł). W postępowaniu mandatowym inspektor pracy może nałożyć grzywnę do 5000 zł, a w przypadkach określonych w art. 96 § 1b–1bc Kodeksu postępowania w sprawach o wykroczenia – do 10 000 zł.
Odszkodowanie za utratę pracy
Pracownik może żądać odszkodowania, jeśli przez brak świadectwa albo jego błędy pozostawał bez pracy (art. 99 KP). Odszkodowanie wynosi tyle, ile wynagrodzenie za czas pozostawania bez pracy z tego powodu, ale nie więcej niż za 6 tygodni. Prawomocny wyrok w sprawie niewłaściwego świadectwa jest podstawą do jego zmiany.
Pozew o wydanie świadectwa
Jeśli pracodawca w ogóle nie wydaje świadectwa, pracownik może wnieść do sądu pracy pozew o zobowiązanie do jego wydania (art. 97¹ KP). Gdy pracodawca już nie istnieje, sąd może ustalić uprawnienie do otrzymania świadectwa. Roszczenie przedawnia się z upływem 3 lat.
Przykład z praktyki
Umowa na czas określony kończy się w piątek 30 kwietnia. Pracownik od tygodnia jest na zwolnieniu lekarskim i nie odbierze dokumentów osobiście. Świadectwo przygotowujesz na 30 kwietnia, a skoro wręczenie go tego dnia jest obiektywnie niemożliwe, wysyłasz je listem poleconym najpóźniej 7 maja. Pracownik otrzymuje list 10 maja i zauważa błędną liczbę dni urlopu – ma czas na wniosek o sprostowanie do 24 maja. Ty masz 7 dni od otrzymania wniosku na nowe świadectwo albo zawiadomienie o odmowie. Liczbę dni urlopu łatwo sprawdzić w kalkulatorze urlopu wypoczynkowego.
Szczególne sytuacje
W kilku sytuacjach zasady wydawania świadectwa wyglądają inaczej:
- Śmierć pracownika – stosunek pracy wygasa, a pracodawca sporządza świadectwo i włącza je do akt osobowych. Na wniosek małżonka lub innej osoby uprawnionej do renty rodzinnej, a w razie ich braku – spadkobiercy, wydaje je w ciągu 7 dni od złożenia wniosku (§ 5 rozporządzenia).
- Pracownik tymczasowy – agencja pracy tymczasowej wpisuje dodatkowo każdego pracodawcę użytkownika i okresy pracy na jego rzecz (§ 2 ust. 2a rozporządzenia).
- Wyrok o przywróceniu do pracy lub odszkodowaniu – na żądanie pracownika uzupełniasz świadectwo o informację o orzeczeniu w ciągu 7 dni od jego przedłożenia (§ 7 ust. 3 rozporządzenia).
- Ugoda – jeśli ugoda wymaga nowego świadectwa, wydajesz je w ciągu 7 dni od jej zawarcia lub zatwierdzenia przez sąd (§ 7 ust. 4a rozporządzenia).
- Skrócony okres wypowiedzenia – gdy skracasz 3-miesięczne wypowiedzenie na podstawie art. 36¹ KP, w świadectwie wskazujesz okres, za który przysługuje odszkodowanie. Ten okres wlicza się pracownikowi do stażu pracy.
Przy nowych umowach warto też pamiętać, że od 2026 r. do stażu pracy wlicza się m.in. okresy prowadzenia działalności i wykonywania zleceń. Pracownik potwierdza je zaświadczeniem z ZUS, a nie świadectwem pracy – więcej w artykule o nowych zasadach liczenia stażu pracy.
Jeżeli pracownik odchodzi w trakcie okresu wypowiedzenia na podstawie porozumienia o wcześniejszym rozwiązaniu umowy (art. 36 § 6 KP), świadectwo wydajesz w uzgodnionym, wcześniejszym dniu ustania stosunku pracy, a jako tryb rozwiązania wskazujesz wypowiedzenie – takie ustalenie nie zmienia trybu rozwiązania umowy.
Najczęstsze błędy pracodawców
- wydawanie świadectwa „do 7 dni” zamiast w dniu zakończenia pracy,
- wstrzymywanie świadectwa do czasu zwrotu sprzętu firmowego,
- wpisywanie przyczyny wypowiedzenia lub oceny pracownika,
- błędna podstawa prawna rozwiązania umowy (np. art. 30 § 1 pkt 1 KP przy porozumieniu stron, art. 30 § 1 pkt 4 KP przy upływie czasu umowy),
- pominięcie urlopu wykorzystanego w roku odejścia lub dni wynagrodzenia chorobowego,
- brak pouczenia o prawie do sprostowania.
Pozostałe obowiązki przy zakończeniu współpracy, np. okres wypowiedzenia czy zakaz konkurencji, opisujemy w artykułach o okresie wypowiedzenia umowy o pracę i zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy. Wszystkie tematy kadrowe znajdziesz na stronie prawo pracy dla pracodawcy.
Kiedy skonsultować się z prawnikiem
Jeżeli pracownik kwestionuje treść świadectwa, a sprawa wiąże się ze sporem o zwolnienie dyscyplinarne, skorzystaj z porady prawnej online.
Najczęściej zadawane pytania
Ile pracodawca ma czasu na wydanie świadectwa pracy?
Świadectwo trzeba wydać w dniu ustania stosunku pracy. Tylko jeśli z przyczyn obiektywnych nie jest to możliwe, pracodawca ma kolejne 7 dni na wysłanie go pocztą lub doręczenie w inny sposób.
Ile jest czasu na sprostowanie świadectwa pracy?
Pracownik ma 14 dni od otrzymania świadectwa na wniosek do pracodawcy. Pracodawca odpowiada w ciągu 7 dni, a po odmowie pracownik ma 14 dni na pozew do sądu pracy.
Czy pracodawca może zatrzymać świadectwo pracy do zwrotu laptopa?
Nie. Wydanie świadectwa pracy nie może być uzależnione od rozliczenia się pracownika z pracodawcą.
Jaka jest kara za niewydanie świadectwa pracy?
Od 8 lipca 2026 r. grzywna od 2000 zł do 60 000 zł. Pracownik może też żądać odszkodowania w wysokości wynagrodzenia za czas pozostawania bez pracy, maksymalnie za 6 tygodni.
Czy po okresie próbnym trzeba wydać świadectwo pracy?
Jeśli pracownik w ciągu 7 dni zawiera z tym samym pracodawcą kolejną umowę, świadectwo wydaje się tylko na jego wniosek. W przeciwnym razie trzeba je wydać w dniu zakończenia okresu próbnego.
Czy w świadectwie pracy wpisuje się wynagrodzenie?
Tylko na żądanie pracownika. Wtedy podaje się wysokość i składniki wynagrodzenia oraz uzyskane kwalifikacje.
Podstawa prawna
- Art. 30, 36¹, 97, 97¹, 99, 282 § 1 pkt 3 i 291 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (Dz.U. 2026 poz. 1245 t.j.)
- Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 30 grudnia 2016 r. w sprawie świadectwa pracy (Dz.U. 2024 poz. 1016 t.j.)
- Ustawa z dnia 11 marca 2026 r. o zmianie ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. 2026 poz. 473)
- Art. 96 § 1a ustawy z dnia 24 sierpnia 2001 r. – Kodeks postępowania w sprawach o wykroczenia
