Praca zdalna 2026 – obowiązki pracodawcy, koszty, BHP i kontrola

W skrócie: Pracodawca, który pozwala na pracę zdalną, musi określić jej zasady (porozumienie, regulamin albo porozumienie z pracownikiem), zapewnić sprzęt lub pokryć koszty, w tym prądu i internetu, albo wypłacać ekwiwalent lub ryczałt, przygotować ocenę ryzyka i informację BHP oraz procedury ochrony danych (art. 67¹⁸–67³¹ KP). Niezależnie od tego pracownik może na wniosek pracować zdalnie okazjonalnie do 24 dni w roku (art. 67³³ KP). Stan prawny: 25 października 2026.

Praca zdalna to praca wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i uzgodnionym z pracodawcą, np. w domu (art. 67¹⁸ KP). Od 7 kwietnia 2023 r. Kodeks pracy reguluje ją szczegółowo i nakłada na pracodawcę konkretne obowiązki: spisanie zasad, pokrycie kosztów, BHP, ochronę danych i określenie sposobu kontroli. Te obowiązki dotyczą także małych firm, w których „home office” funkcjonuje na podstawie ustnej umowy.

Trzy rodzaje pracy zdalnej

Kodeks pracy przewiduje pracę zdalną uzgodnioną, pracę zdalną na polecenie pracodawcy i pracę zdalną okazjonalną. Każda ma inne zasady i inny zakres obowiązków pracodawcy.

Rodzaj	Podstawa	Kiedy	Koszty i ryczałt
Uzgodniona (całkowita lub hybrydowa)	art. 67¹⁹ § 1–2 KP	Przy zawieraniu umowy albo w trakcie zatrudnienia, z inicjatywy pracodawcy lub na wniosek pracownika	Obowiązkowe (art. 67²⁴ KP)
Na polecenie pracodawcy	art. 67¹⁹ § 3 KP	Stan nadzwyczajny, epidemia i 3 miesiące po nich albo siła wyższa; pracownik musi oświadczyć, że ma warunki	Obowiązkowe
Okazjonalna	art. 67³³ KP	Na wniosek pracownika, do 24 dni w roku kalendarzowym	Brak obowiązku z art. 67²⁴ KP

Regulamin, porozumienie czy porozumienie z pracownikiem

Zasady pracy zdalnej ustala się w porozumieniu z zakładową organizacją związkową, a gdy w firmie nie ma związków – w regulaminie wydanym po konsultacji z przedstawicielami pracowników (art. 67²⁰ § 1–4 KP). Jeżeli związek działa, a porozumienia nie uda się zawrzeć w ciągu 30 dni, pracodawca wydaje regulamin.

W małej firmie najczęściej stosuje się trzecią drogę: jeśli nie ma regulaminu ani porozumienia, zasady pracy zdalnej określasz w porozumieniu zawartym z konkretnym pracownikiem albo w poleceniu pracy zdalnej (art. 67²⁰ § 5 KP). To rozwiązanie wystarcza przy kilku osobach, ale przy większym zespole regulamin porządkuje sprawy jednym dokumentem.

Niezależnie od formy dokument powinien określać co najmniej (art. 67²⁰ § 6 KP):

• grupy pracowników, którzy mogą pracować zdalnie,
• zasady pokrywania kosztów oraz ustalania ekwiwalentu albo ryczałtu,
• sposób porozumiewania się i potwierdzania obecności na stanowisku pracy,
• zasady kontroli wykonywania pracy, kontroli BHP oraz kontroli ochrony informacji i danych osobowych,
• zasady instalacji, inwentaryzacji, konserwacji, aktualizacji oprogramowania i serwisu powierzonego sprzętu.

Od grudnia 2025 r. informacja o porozumieniu w sprawie pracy zdalnej zawartym ze związkami podlega wpisowi do Krajowej Ewidencji Układów Zbiorowych Pracy (art. 67²⁰ § 8 KP). Regulaminu i porozumienia z pojedynczym pracownikiem ten obowiązek nie dotyczy.

Koszty pracy zdalnej: sprzęt, prąd, internet, ryczałt

Pracodawca musi zapewnić pracownikowi zdalnemu materiały i narzędzia pracy, ich instalację i serwis albo pokryć związane z tym koszty, a także pokryć koszty energii elektrycznej i usług telekomunikacyjnych niezbędnych do pracy (art. 67²⁴ § 1 KP). Musi też zapewnić szkolenia i pomoc techniczną.

Jeżeli pracownik pracuje na własnym laptopie, strony mogą to uzgodnić, a pracownikowi należy się ekwiwalent pieniężny w ustalonej wysokości (art. 67²⁴ § 2–3 KP). Zamiast rozliczać faktyczne koszty i ekwiwalent, możesz wypłacać ryczałt odpowiadający przewidywanym kosztom (art. 67²⁴ § 4 KP). Przy jego ustalaniu bierzesz pod uwagę m.in. normy zużycia energii, ceny rynkowe sprzętu i koszty internetu (art. 67²⁴ § 5 KP).

Przykład wyliczenia ryczałtu: laptop o mocy ok. 60 W i monitor ok. 30 W pracują 8 godzin dziennie przez 20 dni, czyli zużywają ok. 14,4 kWh miesięcznie. Przy cenie ok. 1,10 zł za kWh daje to ok. 16 zł. Do tego część abonamentu internetowego proporcjonalna do czasu pracy, np. 25 zł, i ewentualnie zużycie własnego sprzętu. Wynik i metodę obliczeń zapisz w regulaminie lub porozumieniu, bo kwota ryczałtu ma odpowiadać realnym kosztom, a nie być symboliczna. Ceny w przykładzie są orientacyjne i trzeba je dopasować do faktycznych stawek.

Sprzęt, zwrot kosztów, ekwiwalent i ryczałt nie są przychodem pracownika w rozumieniu ustawy o PIT (art. 67²⁵ KP).

BHP i ocena ryzyka przy pracy zdalnej

Pracodawca odpowiada za BHP także przy pracy zdalnej, ale w węższym zakresie niż w biurze. Nie musi m.in. organizować stanowiska pracy w domu pracownika (art. 67³¹ § 1 KP), za to musi przygotować ocenę ryzyka zawodowego i na jej podstawie informację o zasadach bezpiecznej pracy zdalnej (art. 67³¹ § 5 KP).

• Ocena ryzyka uwzględnia w szczególności wpływ pracy na wzrok, układ mięśniowo-szkieletowy i czynniki psychospołeczne. Można przygotować uniwersalną ocenę dla grupy stanowisk.
• Informacja BHP opisuje organizację stanowiska z uwzględnieniem ergonomii, zasady bezpiecznej pracy, czynności po jej zakończeniu i postępowanie w sytuacjach awaryjnych.
• Przed rozpoczęciem pracy zdalnej pracownik potwierdza zapoznanie się z oceną ryzyka i informacją BHP oraz składa oświadczenie, że w wybranym miejscu zapewnione są bezpieczne i higieniczne warunki pracy (art. 67³¹ § 6–7 KP).
• Szkolenie wstępne BHP dla nowego pracownika administracyjno-biurowego, który od początku pracuje zdalnie, może odbyć się w całości online (art. 67³¹ § 2 KP).

Praca zdalna nie może obejmować prac szczególnie niebezpiecznych, prac z czynnikami chemicznymi lub biologicznymi stwarzającymi zagrożenie ani prac powodujących intensywne brudzenie (art. 67³¹ § 4 KP). Wypadek w czasie pracy zdalnej podlega standardowej procedurze powypadkowej, a oględziny miejsca odbywają się w terminie uzgodnionym z pracownikiem (art. 67³¹ § 9–10 KP).

Ochrona danych osobowych

Na potrzeby pracy zdalnej pracodawca określa procedury ochrony danych osobowych i w razie potrzeby prowadzi szkolenie (art. 67²⁶ KP). Pracownik potwierdza zapoznanie się z procedurami i musi ich przestrzegać. W praktyce chodzi o zasady korzystania z VPN, szyfrowania dysków, blokowania ekranu, pracy w miejscach publicznych, druku dokumentów w domu i zgłaszania incydentów.

Kontrola pracownika zdalnego

Pracodawca może kontrolować wykonywanie pracy zdalnej, przestrzeganie BHP i ochronę informacji, ale tylko na zasadach określonych w regulaminie, porozumieniu albo poleceniu (art. 67²⁸ § 1 KP). Kontrola w miejscu pracy zdalnej odbywa się w porozumieniu z pracownikiem, w jego godzinach pracy, i nie może naruszać prywatności pracownika i domowników.

Jeżeli przy pracy zdalnej uzgodnionej w trakcie zatrudnienia stwierdzisz uchybienia w BHP albo ochronie danych, możesz wyznaczyć termin na ich usunięcie albo cofnąć zgodę na pracę zdalną i wezwać pracownika do biura (art. 67²⁸ § 3 KP). Przy pracy zdalnej okazjonalnej zasady kontroli ustalasz z pracownikiem (art. 67³³ § 3 KP).

Kontrola trzeźwości przy pracy zdalnej

Kontrolę trzeźwości pracodawca może wprowadzić, jeżeli jest to niezbędne do ochrony życia i zdrowia pracowników lub innych osób albo ochrony mienia (art. 22¹ᶜ KP). Grupy pracowników, sposób, urządzenie, czas i częstotliwość badań musisz określić w układzie zbiorowym, regulaminie pracy albo obwieszczeniu (art. 22¹ᶜ § 10 KP) i poinformować o tym pracowników co najmniej 2 tygodnie przed rozpoczęciem kontroli (art. 22¹ᶜ § 11 KP).

Przepisy nie wyłączają kontroli trzeźwości przy pracy zdalnej, ale w praktyce jej przeprowadzenie w domu pracownika jest trudne. Badanie wymaga urządzenia z ważną kalibracją, nie może naruszać godności pracownika, a sama kontrola w miejscu pracy zdalnej musi respektować prywatność domowników (art. 67²⁸ § 2 KP). Jeżeli planujesz takie kontrole, opisz je szczegółowo w regulaminie i skonsultuj z prawnikiem.

Kto może żądać pracy zdalnej i kiedy możesz odmówić

Co do zasady pracownik nie ma prawa do pracy zdalnej – to kwestia porozumienia. Wyjątek dotyczy osób, których wniosek pracodawca musi uwzględnić, chyba że nie pozwala na to organizacja pracy albo rodzaj pracy (art. 67¹⁹ § 6 KP):

• pracownicy w ciąży,
• pracownika wychowującego dziecko do ukończenia 4. roku życia,
• pracownika opiekującego się członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą we wspólnym gospodarstwie domowym, która ma orzeczenie o niepełnosprawności albo o znacznym stopniu niepełnosprawności,
• rodziców dzieci z niepełnosprawnością, o których mowa w art. 142¹ § 1 pkt 2 i 3 KP – także po ukończeniu przez dziecko 18 lat (art. 67¹⁹ § 7 KP).

O przyczynie odmowy informujesz takiego pracownika w postaci papierowej lub elektronicznej w ciągu 7 dni roboczych od złożenia wniosku. Każdemu innemu pracownikowi możesz odmówić bez szczególnego uzasadnienia, ale odmowa pracy zdalnej przez pracownika ani złożenie przez niego wniosku nie mogą być przyczyną wypowiedzenia (art. 67²³ KP). Pracownik zdalny nie może też być traktowany gorzej niż pozostali (art. 67²⁹ KP).

Powrót do biura

Jeżeli pracę zdalną uzgodniono w trakcie zatrudnienia, każda ze stron może złożyć wiążący wniosek o powrót do poprzednich warunków (art. 67²² KP). Strony ustalają termin powrotu, nie dłuższy niż 30 dni, a gdy się nie porozumieją, pracownik wraca do biura dnia następującego po upływie 30 dni od otrzymania wniosku. Wobec pracowników uprzywilejowanych z art. 67¹⁹ § 6 i 7 KP pracodawca może to zrobić tylko wtedy, gdy dalsza praca zdalna nie jest możliwa ze względu na organizację lub rodzaj pracy.

Pracę zdalną na polecenie możesz cofnąć w każdym czasie z co najmniej dwudniowym uprzedzeniem (art. 67¹⁹ § 4 KP). Gdy praca zdalna była ustalona od początku zatrudnienia, jej zmiana wymaga porozumienia albo wypowiedzenia zmieniającego.

Praca zdalna okazjonalna: 24 dni w roku

Pracownik może na swój wniosek pracować zdalnie okazjonalnie do 24 dni w roku kalendarzowym (art. 67³³ § 1 KP). Wniosek może mieć postać papierową lub elektroniczną, np. maila, a pracodawca może go uwzględnić albo odrzucić. Przy pracy okazjonalnej nie stosuje się przepisów o regulaminie, kosztach, ekwiwalencie i ryczałcie (art. 67³³ § 2 KP).

Obowiązki BHP z art. 67³¹ KP, w tym ocena ryzyka, informacja i oświadczenie pracownika, dotyczą także pracy okazjonalnej. Limit 24 dni dotyczy roku kalendarzowego, więc niewykorzystane dni nie przechodzą na kolejny rok.

Informacja o warunkach zatrudnienia

Jeżeli pracownik pracuje zdalnie od początku, informacja o warunkach zatrudnienia z art. 29 § 3 KP zawiera dodatkowo jednostkę organizacyjną, w której jest jego stanowisko, oraz osobę odpowiedzialną za współpracę i upoważnioną do kontroli (art. 67²¹ KP). Gdy pracę zdalną uzgodniono później, przekazujesz te informacje najpóźniej w dniu jej rozpoczęcia.

Wymiar urlopu pracownika zdalnego liczysz tak samo jak stacjonarnego – sprawdzisz go w kalkulatorze urlopu wypoczynkowego. Czas pracy zdalnej podlega tym samym normom, a nadgodziny tym samym zasadom. Pozostałe obowiązki pracodawcy opisaliśmy w przewodniku Prawo pracy dla małego pracodawcy, a zasady zatrudniania – w poradniku Jak zatrudnić pracownika. Jeżeli kiedyś będziesz rozstawać się z pracownikiem zdalnym, przyda się tekst Okres wypowiedzenia umowy o pracę.

Kiedy skonsultować się z prawnikiem

Przy pracy zdalnej z zagranicy, kontroli trzeźwości lub monitoringu pracowników zdalnych albo sporze o koszty pracy zdalnej skorzystaj z porady prawnej online.

Najczęściej zadawane pytania

Czy pracodawca musi płacić za prąd i internet przy pracy zdalnej?

Tak. Przy pracy zdalnej uzgodnionej lub wykonywanej na polecenie pracodawca pokrywa koszty energii elektrycznej i usług telekomunikacyjnych niezbędnych do pracy albo wypłaca ryczałt odpowiadający przewidywanym kosztom. Obowiązek ten nie dotyczy pracy zdalnej okazjonalnej.

Ile dni pracy zdalnej okazjonalnej przysługuje pracownikowi?

Do 24 dni w roku kalendarzowym. Pracownik składa wniosek w postaci papierowej lub elektronicznej, a pracodawca decyduje, czy go uwzględnić.

Czy pracodawca może odmówić pracy zdalnej?

Co do zasady tak. Pracownicy w ciąży, rodzicowi dziecka do 4 lat i niektórym opiekunom osób z niepełnosprawnością pracodawca może odmówić tylko ze względu na organizację lub rodzaj pracy i musi podać przyczynę w ciągu 7 dni roboczych.

Czy przy pracy zdalnej potrzebny jest regulamin?

Nie zawsze. Gdy nie ma porozumienia ze związkami ani regulaminu, zasady pracy zdalnej można określić w porozumieniu z pracownikiem. Regulamin porządkuje jednak zasady dla całego zespołu.

Czy pracodawca może kontrolować pracownika w domu?

Tak, ale tylko na zasadach określonych w regulaminie, porozumieniu lub poleceniu, w porozumieniu z pracownikiem, w jego godzinach pracy i bez naruszania prywatności pracownika i domowników.

Czy ryczałt za pracę zdalną jest opodatkowany?

Nie. Zapewnienie sprzętu, zwrot kosztów, ekwiwalent i ryczałt za pracę zdalną nie stanowią przychodu w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Podstawa prawna

• Art. 22¹ᶜ, 29 § 3 oraz art. 67¹⁸–67³⁴ ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (Dz.U. 2026 poz. 1245 t.j.)
• Ustawa z dnia 1 grudnia 2022 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. 2023 poz. 240)
• Ustawa z dnia 5 listopada 2025 r. o układach zbiorowych pracy i porozumieniach zbiorowych (Dz.U. 2025 poz. 1661)