W skrócie: Od 26 kwietnia 2023 r. pracodawca musi wskazać w wypowiedzeniu umowy o pracę na czas określony konkretną, prawdziwą przyczynę (art. 30 § 4 KP), a jeśli pracownika reprezentuje związek zawodowy – wcześniej skonsultować z nim zamiar wypowiedzenia (art. 38 KP). Pracownik może odwołać się do sądu pracy w ciągu 21 dni od doręczenia wypowiedzenia (art. 264 § 1 KP) i żądać uznania wypowiedzenia za bezskuteczne, przywrócenia do pracy albo odszkodowania. Stan prawny: 25 października 2026.
Wypowiedzenie umowy o pracę na czas określony musi zawierać uzasadnienie. Od 26 kwietnia 2023 r. pracodawca ma wobec pracownika na umowie terminowej te same obowiązki co przy umowie bezterminowej: wskazuje przyczynę wypowiedzenia na piśmie, konsultuje zamiar ze związkiem zawodowym, jeśli ten reprezentuje pracownika, i poucza o prawie odwołania do sądu. Brak lub ogólnikowość przyczyny to dziś najczęstszy powód, dla którego pracodawcy przegrywają sprawy o wypowiedzenie.
Skąd obowiązek uzasadnienia i od kiedy obowiązuje
Obowiązek podania przyczyny przy umowach na czas określony wprowadziła nowelizacja Kodeksu pracy wdrażająca unijną dyrektywę o przejrzystych i przewidywalnych warunkach pracy (2019/1152). Zmiany weszły w życie 26 kwietnia 2023 r. Od tego dnia art. 30 § 4 KP stanowi, że w oświadczeniu pracodawcy o wypowiedzeniu umowy na czas określony lub na czas nieokreślony powinna być wskazana przyczyna uzasadniająca wypowiedzenie.
Wcześniej pracodawca mógł wypowiedzieć umowę terminową bez podania powodu, a pracownik mógł dochodzić jedynie odszkodowania za naruszenie przepisów formalnych. Dziś pracownik może podważyć samą zasadność wypowiedzenia i żądać przywrócenia do pracy.
| Element | Umowa na czas określony | Umowa na okres próbny |
|---|---|---|
| Przyczyna w piśmie | Tak (art. 30 § 4 KP) | Nie |
| Konsultacja ze związkiem | Tak, jeśli związek reprezentuje pracownika (art. 38 KP) | Nie |
| Pouczenie o odwołaniu do sądu | Tak (art. 30 § 5 KP) | Tak |
| Forma | Pisemna (art. 30 § 3 KP) | Pisemna |
| Okres wypowiedzenia | 2 tygodnie, 1 lub 3 miesiące (art. 36 KP) | 3 dni robocze, 1 lub 2 tygodnie (art. 34 KP) |
| Roszczenia pracownika | Bezskuteczność, przywrócenie, odszkodowanie (art. 45 KP) | Tylko odszkodowanie (art. 50 § 1 KP) |
Jak powinna wyglądać przyczyna wypowiedzenia
Przyczyna wypowiedzenia musi być prawdziwa, konkretna i zrozumiała dla pracownika, a także rzeczywiście uzasadniać rozwiązanie umowy. Takie wymogi od lat wynikają z orzecznictwa Sądu Najwyższego dotyczącego umów na czas nieokreślony i obecnie odnoszą się także do umów terminowych.
- Prawdziwa – sąd sprawdzi, czy wskazana okoliczność rzeczywiście wystąpiła. Nie możesz w sądzie „dołożyć” innej przyczyny niż ta z pisma.
- Konkretna – pracownik musi wiedzieć, o jakie zdarzenia, zachowania albo zmiany organizacyjne chodzi. Ogólnik „utrata zaufania” czy „niezadowalająca praca” bez faktów nie wystarcza.
- Rzeczywista i aktualna – przyczyna nie może być pretekstem, a zdarzenia sprzed wielu miesięcy, na które nie zareagowałeś, słabo uzasadniają wypowiedzenie.
- Dotyczy tego pracownika lub stanowiska – przy przyczynach organizacyjnych wyjaśnij, dlaczego zwalniasz właśnie tę osobę (kryteria doboru).
Przykładowe przyczyny, które zwykle się bronią
- likwidacja stanowiska pracy w związku z zakończeniem projektu albo zamknięciem działu, z opisem zmiany,
- zmniejszenie zatrudnienia z powodu spadku zamówień, z podaniem kryteriów doboru pracownika do zwolnienia,
- powtarzające się spóźnienia w konkretnych dniach, mimo wcześniejszych upomnień,
- niewykonywanie określonych zadań lub nieosiąganie uzgodnionych, mierzalnych celów w określonym okresie,
- naruszenie procedur bezpieczeństwa danych opisanych w regulaminie, ze wskazaniem zdarzenia,
- częste, długotrwałe nieobecności dezorganizujące pracę w małym zespole – tu ocena zależy od okoliczności i bywa sporna.
Przyczyny, których nie wolno podać
Wypowiedzenie nie może opierać się na przyczynie dyskryminującej, np. ciąży, wieku, płci czy przynależności do związku. Nie może też być odpowiedzią na skorzystanie przez pracownika z uprawnień, np. złożenie wniosku o pracę zdalną (art. 67²³ KP) albo, od 5 listopada 2026 r., zgłoszenie naruszenia prawa pracy lub udzielenie wsparcia innemu pracownikowi (art. 18³ᵉ KP w nowym brzmieniu). Za takie działania pracownikowi przysługuje zadośćuczynienie nie niższe niż minimalne wynagrodzenie.
Przyczyna dobrze i źle sformułowana
| Zbyt ogólnie | Konkretnie |
|---|---|
| „Zmiany organizacyjne w firmie” | „Likwidacja stanowiska specjalisty ds. obsługi marketplace w związku z zakończeniem sprzedaży na platformie X z dniem 30.09.2026 r. i przeniesieniem pozostałych zadań do działu obsługi klienta.” |
| „Niezadowalające wyniki pracy” | „Nieosiągnięcie w okresie lipiec–wrzesień 2026 r. uzgodnionego celu 120 obsłużonych zgłoszeń miesięcznie (wyniki: 64, 71, 58), mimo rozmowy i planu naprawczego z 15.07.2026 r.” |
| „Naruszanie dyscypliny pracy” | „Spóźnienia do pracy w dniach 2, 9, 16 i 23 września 2026 r. (od 40 do 90 minut), mimo upomnienia z 25.08.2026 r.” |
| „Utrata zaufania” | „Przekazanie 10.10.2026 r. bazy klientów firmy na prywatny adres e-mail, wbrew procedurze ochrony danych, z którą pracownik zapoznał się 3.02.2026 r.” |
Przyczyna nie musi być długa, ale pracownik po jej przeczytaniu powinien wiedzieć, o jakie zdarzenia chodzi. Zachowaj dokumenty potwierdzające podane fakty: maile, raporty, notatki z rozmów i upomnienia. W sądzie to pracodawca musi wykazać, że przyczyna była prawdziwa.
Konsultacja ze związkiem zawodowym (art. 38 KP)
Jeżeli pracownika reprezentuje zakładowa organizacja związkowa, przed wypowiedzeniem umowy na czas określony zawiadamiasz ją o zamiarze wypowiedzenia i podajesz przyczynę (art. 38 § 1 KP). Związek ma 5 dni na zgłoszenie umotywowanych zastrzeżeń. Po ich rozpatrzeniu albo po upływie terminu podejmujesz decyzję, a stanowisko związku nie jest dla Ciebie wiążące (art. 38 § 5 KP).
Od 27 stycznia 2026 r. zawiadomienie i zastrzeżenia mogą mieć postać papierową lub elektroniczną (Dz.U. 2026 poz. 25). W mikrofirmie bez związków zawodowych tego etapu nie ma. Jeżeli związek działa, przed konsultacją zapytaj go, czy reprezentuje danego pracownika – pominięcie konsultacji jest naruszeniem przepisów o wypowiadaniu umów.
Jak przygotować wypowiedzenie krok po kroku
- Sprawdź, czy pracownik nie jest chroniony: ciąża i urlopy rodzicielskie (art. 177 KP), wiek przedemerytalny – ostatnie 4 lata przed emeryturą (art. 39 KP), działacz związkowy, urlop lub zwolnienie lekarskie w dniu doręczenia (art. 41 KP).
- Ustal okres wypowiedzenia według stażu u Ciebie (art. 36 KP) – możesz skorzystać z kalkulatora okresu wypowiedzenia.
- Jeśli działa związek reprezentujący pracownika, przeprowadź konsultację i odczekaj 5 dni.
- Przygotuj pismo: dane stron, oświadczenie o wypowiedzeniu, okres wypowiedzenia i datę rozwiązania, konkretną przyczynę, pouczenie o prawie odwołania do sądu pracy w ciągu 21 dni.
- Podpisz pismo osobiście albo przez osobę uprawnioną i doręcz je za potwierdzeniem odbioru. Wypowiedzenie wymaga formy pisemnej (art. 30 § 3 KP); zwykły mail nie spełnia tego wymogu.
- Zaplanuj urlop w okresie wypowiedzenia, ewentualne zwolnienie z obowiązku pracy, rozliczenie i świadectwo pracy.
Forma i doręczenie pisma
Pismo z wypowiedzeniem podpisuje pracodawca albo osoba upoważniona do jego reprezentowania, np. członek zarządu zgodnie z KRS lub pełnomocnik z pisemnym upoważnieniem. Zwykły e-mail ani SMS nie spełniają formy pisemnej. Równoważna jest forma elektroniczna z kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Wręczając pismo osobiście, poproś pracownika o datę i podpis na kopii. Jeżeli odmówi przyjęcia, sporządź notatkę z udziałem świadka – wypowiedzenie i tak jest skuteczne, bo pracownik mógł zapoznać się z jego treścią.
- przyczyna ogólnikowa („restrukturyzacja”, „utrata zaufania”, „zmiany organizacyjne”) bez opisu faktów,
- przyczyna inna niż prawdziwa, np. „likwidacja stanowiska”, gdy na to samo stanowisko od razu zatrudniono nową osobę,
- brak kryteriów doboru, gdy z kilku osób na podobnych stanowiskach zwalniana jest jedna,
- brak pouczenia o prawie odwołania – to nie unieważnia wypowiedzenia, ale może dać pracownikowi podstawę do przywrócenia terminu na pozew (art. 265 KP),
- pominięcie konsultacji ze związkiem reprezentującym pracownika,
- doręczenie wypowiedzenia w czasie zwolnienia lekarskiego albo urlopu,
- wypowiedzenie pracownicy w ciąży: umowa na czas określony, która rozwiązałaby się po upływie trzeciego miesiąca ciąży, przedłuża się do dnia porodu (art. 177 § 3 KP).
Odwołanie do sądu pracy i skutki wadliwego wypowiedzenia
Pracownik ma 21 dni od doręczenia pisma wypowiadającego umowę na złożenie odwołania do sądu pracy (art. 264 § 1 KP). Jeżeli uchybił terminowi bez swojej winy, np. z powodu braku pouczenia, może w ciągu 7 dni od ustania przeszkody wnieść o przywrócenie terminu (art. 265 KP). Sprawy o wypowiedzenie rozpoznają sądy rejonowe, sądy pracy, bez względu na wartość sporu.
Jeżeli sąd uzna, że wypowiedzenie było nieuzasadnione albo naruszało przepisy, orzeka – zależnie od żądania pracownika – o bezskuteczności wypowiedzenia, przywróceniu do pracy albo odszkodowaniu (art. 45 § 1 KP). Przy umowie na czas określony obowiązują dwie zasady szczególne:
- jeżeli umowa i tak wygasła przed wyrokiem albo do jej końca zostało niewiele czasu, pracownik dostaje wyłącznie odszkodowanie (art. 45 § 2 KP),
- odszkodowanie wynosi wtedy wynagrodzenie za czas, do którego umowa miała trwać, ale nie więcej niż za 3 miesiące (art. 47¹ KP). W pozostałych przypadkach odszkodowanie mieści się między wynagrodzeniem za 2 tygodnie a 3 miesiące, nie mniej niż za okres wypowiedzenia.
Przykład: pracownik zarabia 6000 zł brutto i ma umowę do 31 marca 2027 r. Otrzymuje wypowiedzenie z ogólnikową przyczyną, a umowa rozwiązuje się 30 listopada 2026 r. Jeżeli sąd wyda wyrok po 31 marca 2027 r., pracownik może dostać odszkodowanie za okres do końca umowy, ale maksymalnie za 3 miesiące, czyli do 18 000 zł.
Pracownikom chronionym (art. 39 i 177 KP) sąd co do zasady nie może odmówić przywrócenia do pracy. Dlatego przy kobietach w ciąży czy osobach w wieku przedemerytalnym ryzyko błędu jest największe.
Wypowiedzenie zmieniające i umowa terminowa
Te same zasady obowiązują przy wypowiedzeniu zmieniającym, czyli wypowiedzeniu warunków pracy lub płacy, np. obniżeniu pensji albo zmianie stanowiska u pracownika z umową na czas określony. Do takiego wypowiedzenia stosuje się odpowiednio przepisy o wypowiedzeniu umowy (art. 42 § 1 KP), więc również tu podajesz przyczynę, konsultujesz związek i pouczasz o odwołaniu do sądu.
W wypowiedzeniu zmieniającym pouczasz dodatkowo, że jeśli pracownik do połowy okresu wypowiedzenia nie odmówi przyjęcia nowych warunków, uznaje się, że się na nie zgodził (art. 42 § 3 KP). Odmowa oznacza rozwiązanie umowy z upływem okresu wypowiedzenia.
Uzasadnienie a rozwiązanie umowy na mocy porozumienia
Obowiązek uzasadnienia dotyczy tylko jednostronnego wypowiedzenia przez pracodawcę. Porozumienie stron nie wymaga podawania przyczyny ani konsultacji ze związkiem, a pracownik nie może go zaskarżyć tak jak wypowiedzenia. Porozumienie musi być jednak dobrowolne. Nacisk albo groźba mogą otworzyć drogę do uchylenia się od skutków oświadczenia woli.
Umowa na czas określony rozwiązuje się też sama z upływem okresu, na który ją zawarto (art. 30 § 1 pkt 4 KP), bez wypowiedzenia i bez uzasadnienia. Pilnuj przy tym limitu 33 miesięcy i 3 umów opisanego w artykule Umowa o pracę na czas określony w 2026 roku. O długości okresu i liczeniu dat piszemy w tekście Okres wypowiedzenia umowy o pracę, a o dokumentach po zakończeniu pracy w artykule Świadectwo pracy: terminy i sprostowanie. Wszystkie obowiązki pracodawcy znajdziesz w przewodniku Prawo pracy dla małego pracodawcy.
Kiedy skonsultować się z prawnikiem
Gdy zwalniasz pracownika chronionego, przyczyną są zarzuty wobec jego pracy albo pracownik zapowiada pozew, przed doręczeniem pisma skorzystaj z porady prawnej online.
Najczęściej zadawane pytania
Czy wypowiedzenie umowy na czas określony musi mieć uzasadnienie?
Tak. Od 26 kwietnia 2023 roku pracodawca musi wskazać w piśmie konkretną i prawdziwą przyczynę wypowiedzenia umowy na czas określony, tak samo jak przy umowie na czas nieokreślony.
Czy umowa na czas określony może się zakończyć bez uzasadnienia?
Tak, jeśli rozwiązuje się z upływem czasu, na który została zawarta, albo na mocy porozumienia stron. Uzasadnienie jest wymagane przy jednostronnym wypowiedzeniu przez pracodawcę.
Ile czasu ma pracownik na odwołanie od wypowiedzenia?
Pracownik ma 21 dni od dnia doręczenia pisma wypowiadającego umowę o pracę na złożenie odwołania do sądu pracy.
Jakie odszkodowanie przysługuje za wadliwe wypowiedzenie umowy na czas określony?
Jeżeli umowa wygasła przed wyrokiem, pracownik dostaje wynagrodzenie za czas, do którego umowa miała trwać, ale nie więcej niż za 3 miesiące. W innych przypadkach odszkodowanie wynosi od 2 tygodni do 3 miesięcy wynagrodzenia, nie mniej niż za okres wypowiedzenia.
Czy trzeba konsultować wypowiedzenie umowy na czas określony ze związkiem zawodowym?
Tak, jeśli pracownika reprezentuje zakładowa organizacja związkowa. Pracodawca zawiadamia ją o zamiarze wypowiedzenia i przyczynie, a związek ma 5 dni na zgłoszenie zastrzeżeń.
Czy wypowiedzenie umowy na okres próbny wymaga uzasadnienia?
Nie. Przy umowie na okres próbny pracodawca nie musi podawać przyczyny wypowiedzenia ani konsultować go ze związkiem, ale musi pouczyć pracownika o prawie odwołania do sądu pracy.
Podstawa prawna
- Art. 30 § 1, 3, 4 i 5, art. 36, 38, 39, 41, 45, 47¹, 50, 177, 264 i 265 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (Dz.U. 2026 poz. 1245 t.j.)
- Ustawa z dnia 9 marca 2023 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. 2023 poz. 641)
- Ustawa z dnia 4 grudnia 2025 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz.U. 2026 poz. 25)
- Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1152 z dnia 20 czerwca 2019 r. w sprawie przejrzystych i przewidywalnych warunków pracy w Unii Europejskiej
