W skrócie: Z jednym pracownikiem możesz zawrzeć najwyżej 3 umowy na czas określony, a łączny okres takiego zatrudnienia nie może przekroczyć 33 miesięcy (art. 25¹ KP). Po przekroczeniu limitu umowa z mocy prawa staje się umową na czas nieokreślony. Okres wypowiedzenia jest taki sam jak przy umowie bezterminowej (2 tygodnie, 1 miesiąc lub 3 miesiące), a pracodawca musi podać przyczynę wypowiedzenia. Informację o warunkach zatrudnienia przekazujesz w ciągu 7 dni od dopuszczenia do pracy. Stan prawny: 25 października 2026.
Umowa o pracę na czas określony to najczęstsza forma zatrudnienia nowych pracowników. Pracodawca może sprawdzić współpracę bez wiązania się na stałe, ale Kodeks pracy ogranicza tę elastyczność: obowiązuje limit 33 miesięcy i 3 umów, wypowiedzenie wymaga uzasadnienia, a okres wypowiedzenia jest taki sam jak przy umowie na czas nieokreślony. Oto najważniejsze zasady w 2026 roku, z uwzględnieniem zmian w liczeniu stażu pracy i nowych uprawnień PIP.
Limit 33 miesięcy i 3 umów
Łączny okres zatrudnienia na podstawie umów na czas określony z tym samym pracownikiem nie może przekroczyć 33 miesięcy, a liczba takich umów – trzech (art. 25¹ § 1 KP). Okres próbny nie wlicza się do limitu, bo to odrębny rodzaj umowy.
Jeżeli limit zostanie przekroczony, pracownik z mocy prawa jest zatrudniony na czas nieokreślony: od dnia następującego po upływie 33 miesięcy albo od dnia zawarcia czwartej umowy (art. 25¹ § 3 KP). Aneks wydłużający umowę liczy się jak zawarcie kolejnej umowy od dnia, w którym poprzednia miała się zakończyć (art. 25¹ § 2 KP). Przerwa między umowami nie „zeruje” limitu – liczą się wszystkie umowy między tymi samymi stronami.
Przykład: zatrudniasz pracownika na okres próbny (3 miesiące), potem na 12 miesięcy, następnie aneksem przedłużasz umowę o kolejne 12 miesięcy. To już druga umowa na czas określony i 24 miesiące z limitu. Trzecia umowa może trwać najwyżej 9 miesięcy. Jeśli zawrzesz ją na 12 miesięcy, od 34. miesiąca pracownik będzie zatrudniony na czas nieokreślony.
Wyjątki od limitu
Limit 33 miesięcy i 3 umów nie dotyczy umów zawartych w czterech celach (art. 25¹ § 4 KP):
- zastępstwa pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności,
- wykonywania pracy dorywczej lub sezonowej,
- wykonywania pracy przez okres kadencji,
- gdy pracodawca wskaże obiektywne przyczyny leżące po jego stronie.
Każdy z wyjątków działa tylko wtedy, gdy umowa służy zaspokojeniu rzeczywistego okresowego zapotrzebowania i jest niezbędna w świetle wszystkich okoliczności. Cel lub obiektywne przyczyny musisz wpisać do umowy (art. 29 § 1¹ KP). Przy obiektywnych przyczynach zawiadamiasz też okręgowego inspektora pracy, w formie pisemnej lub elektronicznej, w ciągu 5 dni roboczych od zawarcia umowy (art. 25¹ § 5 KP). Brak zawiadomienia to wykroczenie z art. 281 § 1 pkt 1a KP – od 8 lipca 2026 r. zagrożone grzywną od 2000 do 60 000 zł.
| Element | Zasada | Przepis |
|---|---|---|
| Limit czasu i liczby umów | 33 miesiące i 3 umowy | art. 25¹ § 1 KP |
| Skutek przekroczenia | umowa na czas nieokreślony z mocy prawa | art. 25¹ § 3 KP |
| Zawiadomienie PIP (obiektywne przyczyny) | 5 dni roboczych | art. 25¹ § 5 KP |
| Okres próbny przed umową krótszą niż 6 mies. | do 1 miesiąca | art. 25 § 2² pkt 1 KP |
| Okres próbny przed umową od 6 do 12 mies. | do 2 miesięcy | art. 25 § 2² pkt 2 KP |
| Informacja o warunkach zatrudnienia | 7 dni od dopuszczenia do pracy | art. 29 § 3 pkt 1 KP |
| Informacja o instytucji zabezpieczenia społecznego | 30 dni od dopuszczenia do pracy | art. 29 § 3 pkt 2 KP |
| Okres wypowiedzenia | 2 tygodnie / 1 miesiąc / 3 miesiące | art. 36 § 1 KP |
| Odwołanie pracownika do sądu | 21 dni od doręczenia wypowiedzenia | art. 264 § 1 KP |
Okres próbny przed umową na czas określony
Umowa na okres próbny może trwać do 3 miesięcy, a jeśli strony planują potem umowę na czas określony – krócej (art. 25 § 2² KP):
- do 1 miesiąca – przy planowanej umowie krótszej niż 6 miesięcy,
- do 2 miesięcy – przy planowanej umowie od 6 do 12 miesięcy.
Strony mogą jednokrotnie wydłużyć te okresy o najwyżej 1 miesiąc, jeżeli uzasadnia to rodzaj pracy (art. 25 § 2³ KP). Planowany okres kolejnej umowy wpisujesz do umowy na okres próbny (art. 29 § 1 pkt 6 lit. b KP). Można też uzgodnić, że okres próbny wydłuża się o czas urlopu i innych usprawiedliwionych nieobecności. Ponowna umowa na okres próbny z tym samym pracownikiem jest dopuszczalna tylko wtedy, gdy ma on wykonywać inny rodzaj pracy (art. 25 § 3 KP).
Okres wypowiedzenia umowy na okres próbny wynosi 3 dni robocze (przy okresie próbnym do 2 tygodni), 1 tydzień (powyżej 2 tygodni) albo 2 tygodnie (przy 3 miesiącach) – art. 34 KP.
Co musi zawierać umowa i informacja o warunkach zatrudnienia
Umowa o pracę na czas określony musi wskazywać strony, adres siedziby pracodawcy, rodzaj umowy, datę jej zawarcia oraz warunki pracy i płacy: rodzaj pracy, miejsce jej wykonywania, wynagrodzenie ze wskazaniem składników, wymiar czasu pracy, dzień rozpoczęcia pracy i czas trwania umowy lub dzień jej zakończenia (art. 29 § 1 KP). Umowę zawierasz na piśmie, a jeśli to się nie udało – przed dopuszczeniem do pracy potwierdzasz pracownikowi na piśmie jej ustalenia (art. 29 § 2 KP).
Niezależnie od umowy w ciągu 7 dni od dopuszczenia do pracy przekazujesz pracownikowi, w postaci papierowej lub elektronicznej, informację o warunkach zatrudnienia (art. 29 § 3 pkt 1 KP). Obejmuje ona m.in.:
- dobową i tygodniową normę oraz wymiar czasu pracy,
- przerwy w pracy oraz dobowy i tygodniowy odpoczynek,
- zasady pracy w nadgodzinach i rekompensaty za nią,
- składniki wynagrodzenia i świadczenia nieujęte w umowie,
- wymiar płatnego urlopu,
- zasady rozwiązania stosunku pracy, w tym okresy wypowiedzenia i termin odwołania do sądu,
- prawo do szkoleń, jeśli pracodawca je zapewnia,
- układ zbiorowy pracy, jeśli pracownik jest nim objęty,
- jeśli nie masz regulaminu pracy – termin i miejsce wypłaty wynagrodzenia, porę nocną i sposób potwierdzania obecności.
W ciągu 30 dni przekazujesz informację o instytucjach zabezpieczenia społecznego, do których trafiają składki. Część informacji możesz przekazać przez wskazanie odpowiednich przepisów (art. 29 § 3¹ KP). Przed zatrudnieniem pamiętaj też o informacji o wynagrodzeniu dla kandydata – opisujemy ją w artykule o jawności wynagrodzeń.
Wypowiedzenie umowy na czas określony
Okres wypowiedzenia umowy na czas określony jest taki sam jak umowy na czas nieokreślony i zależy od stażu u danego pracodawcy (art. 36 § 1 KP):
- 2 tygodnie – przy zatrudnieniu krótszym niż 6 miesięcy,
- 1 miesiąc – przy zatrudnieniu co najmniej 6 miesięcy,
- 3 miesiące – przy zatrudnieniu co najmniej 3 lata.
Okres liczony w tygodniach kończy się w sobotę, a liczony w miesiącach – w ostatnim dniu miesiąca (art. 30 § 2¹ KP). Datę rozwiązania umowy obliczysz w kalkulatorze okresu wypowiedzenia.
Staż pracy liczony także z JDG i zleceń
Od 1 stycznia 2026 r. (w sektorze finansów publicznych) i od 1 maja 2026 r. (u pozostałych pracodawców) do okresu zatrudnienia wlicza się m.in. okresy prowadzenia działalności gospodarczej i wykonywania umów zlecenia, za które opłacono składki (art. 302¹ KP). Do stażu „u danego pracodawcy”, od którego zależy okres wypowiedzenia, wlicza się te okresy tylko wtedy, gdy praca była świadczona na rzecz tego samego pracodawcy (art. 302¹ § 8 KP). Przykład: programista, który przez 2 lata był u Ciebie na B2B, a od roku pracuje na etacie, ma 3 lata stażu i 3-miesięczny okres wypowiedzenia – o ile udokumentuje okres B2B zaświadczeniem z ZUS. Pracownicy zatrudnieni w dniu wejścia w życie zmian mają 24 miesiące na udokumentowanie tych okresów. Nowych zasad nie stosuje się do wypowiedzeń, które już biegły w dniu wejścia przepisów w życie. Szczegóły opisujemy w artykule o nowych zasadach liczenia stażu pracy.
Wypowiedzenie z uzasadnieniem
Od 26 kwietnia 2023 r. pracodawca musi wskazać w wypowiedzeniu umowy na czas określony przyczynę uzasadniającą rozwiązanie umowy (art. 30 § 4 KP), tak jak przy umowie bezterminowej. Przyczyna musi być konkretna, prawdziwa i zrozumiała dla pracownika – ogólniki typu „utrata zaufania” bez opisu zdarzeń nie wystarczą. Wypowiedzenie składasz na piśmie, z pouczeniem o prawie odwołania do sądu pracy (art. 30 § 3 i 5 KP). Jeżeli pracownika reprezentuje zakładowa organizacja związkowa, przed wypowiedzeniem zawiadamiasz ją o zamiarze i przyczynie (art. 38 KP). Więcej o formułowaniu przyczyn przeczytasz w artykule wypowiedzenie umowy na czas określony – uzasadnienie.
Wadliwe wypowiedzenie pracownik może zaskarżyć do sądu pracy w ciągu 21 dni od doręczenia (art. 264 § 1 KP). Przy umowie na czas określony sąd nie przywraca co do zasady do pracy, ale może zasądzić odszkodowanie. Umowa wygasająca z upływem czasu, na który ją zawarto, nie wymaga uzasadnienia – kończy się sama (art. 30 § 1 pkt 4 KP).
Umowa na zastępstwo
Umowa na zastępstwo to umowa na czas określony zawierana na czas usprawiedliwionej nieobecności innego pracownika, np. urlopu macierzyńskiego, rodzicielskiego lub długiego zwolnienia lekarskiego. Nie wlicza się do limitu 33 miesięcy i 3 umów, ale w umowie musisz wskazać jej cel (art. 29 § 1¹ KP). Najczęściej strony zapisują, że umowa trwa do dnia powrotu zastępowanego pracownika, ale nie dłużej niż do określonej daty.
Od 2016 r. umowa na zastępstwo nie ma osobnego, 3-dniowego okresu wypowiedzenia – stosuje się ogólne zasady z art. 36 KP. Wypowiedzenie wymaga więc uzasadnienia, a zakończenie umowy z powodu powrotu zastępowanego pracownika następuje z upływem czasu, na który ją zawarto. Umowa na zastępstwo nie przedłuża się do dnia porodu (art. 177 § 3¹ KP).
Ochrona pracownic w ciąży
Umowa na czas określony albo na okres próbny dłuższy niż miesiąc, która uległaby rozwiązaniu po upływie trzeciego miesiąca ciąży, przedłuża się z mocy prawa do dnia porodu (art. 177 § 3 KP). Nie dotyczy to umowy zawartej na zastępstwo. Takie przedłużenie nie jest wliczane do limitu 33 miesięcy i 3 umów (art. 25¹ § 4¹ KP).
Przekształcenie w umowę na czas nieokreślony
Umowa na czas określony zamienia się w umowę na czas nieokreślony automatycznie po przekroczeniu limitu 33 miesięcy lub zawarciu czwartej umowy. Możesz też w każdej chwili zawrzeć z pracownikiem umowę bezterminową albo aneks zmieniający rodzaj umowy.
Pracownik zatrudniony co najmniej 6 miesięcy może raz w roku kalendarzowym złożyć wniosek o zmianę umowy na czas nieokreślony lub o bardziej przewidywalne warunki pracy (art. 29³ KP). Nie dotyczy to umowy na okres próbny. Odpowiadasz w postaci papierowej lub elektronicznej w ciągu 1 miesiąca, a przy odmowie podajesz przyczynę. Złożenie wniosku nie może być powodem wypowiedzenia (art. 29⁴ KP).
Uwaga na umowy cywilnoprawne zamiast etatu
Od 8 lipca 2026 r. okręgowy inspektor pracy może w drodze decyzji stwierdzić istnienie stosunku pracy, jeżeli zlecenie lub kontrakt B2B jest wykonywany w warunkach typowych dla umowy o pracę (ustawa z 11 marca 2026 r., Dz.U. 2026 poz. 473). Zastępowanie umów na czas określony „elastycznymi” umowami cywilnoprawnymi niesie więc większe ryzyko niż wcześniej – grzywna za zawarcie umowy cywilnoprawnej zamiast umowy o pracę wynosi od 2000 do 60 000 zł (art. 281 § 1 pkt 1 KP).
Czas określony czy nieokreślony?
Umowa na czas określony daje elastyczność na starcie, ale po 33 miesiącach lub trzeciej umowie i tak przechodzi w umowę na czas nieokreślony, a wypowiedzenie wymaga uzasadnienia w obu przypadkach. Okresy wypowiedzenia są identyczne. Różnica polega głównie na tym, że umowa terminowa kończy się sama. Jeżeli współpraca się sprawdza, wcześniejsze zawarcie umowy bezterminowej porządkuje sprawę i nie zwiększa istotnie ryzyka pracodawcy. Cały proces zatrudnienia opisaliśmy w poradniku jak zatrudnić pracownika, a pracownikom z dostępem do kluczowych informacji warto zaproponować umowę o zakazie konkurencji.
Kiedy skonsultować się z prawnikiem
Jeżeli planujesz umowy z wyjątkiem od limitu, wypowiadasz umowę pracownikowi objętemu ochroną albo PIP kwestionuje Twoje umowy, skorzystaj z porady prawnej online.
Najczęściej zadawane pytania
Ile razy można przedłużyć umowę na czas określony?
Z tym samym pracownikiem można zawrzeć najwyżej trzy umowy na czas określony, a łączny okres zatrudnienia nie może przekroczyć 33 miesięcy. Aneks wydłużający umowę liczy się jak kolejna umowa.
Czy okres próbny wlicza się do limitu 33 miesięcy?
Nie. Do limitu wlicza się tylko okres zatrudnienia na podstawie umów na czas określony.
Jaki jest okres wypowiedzenia umowy na czas określony?
Taki sam jak umowy na czas nieokreślony: 2 tygodnie, 1 miesiąc albo 3 miesiące, w zależności od stażu u danego pracodawcy.
Czy pracodawca musi uzasadnić wypowiedzenie umowy na czas określony?
Tak. Od 26 kwietnia 2023 r. pracodawca musi wskazać przyczynę wypowiedzenia również przy umowie na czas określony. Nie trzeba jej podawać, gdy umowa po prostu wygasa z upływem terminu.
Kiedy umowa na czas określony zmienia się w umowę na czas nieokreślony?
Z mocy prawa od dnia następującego po upływie 33 miesięcy zatrudnienia na umowach terminowych albo od dnia zawarcia czwartej takiej umowy, chyba że zachodzi wyjątek z art. 25¹ § 4 KP.
Czy okres pracy na B2B wlicza się do okresu wypowiedzenia?
Od 1 maja 2026 r. u pracodawców prywatnych tak, ale tylko jeśli działalność lub zlecenie były wykonywane na rzecz tego samego pracodawcy, a pracownik udokumentuje ten okres zaświadczeniem z ZUS.
W jakim terminie przekazać informację o warunkach zatrudnienia?
Najpóźniej w ciągu 7 dni od dopuszczenia pracownika do pracy, a informację o instytucjach zabezpieczenia społecznego – w ciągu 30 dni.
Podstawa prawna
- Art. 25, 25¹, 29, 29³, 29⁴, 30, 34, 36, 38, 177 § 3, 264, 281 i 302¹ ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (Dz.U. 2026 poz. 1245 t.j.)
- Ustawa z dnia 26 września 2025 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. 2025 poz. 1423)
- Ustawa z dnia 11 marca 2026 r. o zmianie ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. 2026 poz. 473)
